La genèse
Vous avez sans doute déjà tout en tête, mais il faut bien commencer quelque part, alors : écrivez le !
C'est le moment de définir votre format de course (trail, route, relais, distances, etc), puis les objectifs et l'ambition de l'événement (quels coureurs, combien, animer un club, promouvoir un territoire, source de revenus etc), enfin, anticipez la structure de l'organisation (entité organisatrice, chef de projet, acteurs à mobiliser, etc).
Administratif et juridique
Eh oui, déjà ! Il est primordial de connaître les autorisations et les démarches que vous allez devoir entreprendre. Il serait dommage d'annuler la course pour un document manquant !
Par ou commencer ? L'avis de la Fédération ! Ce document est à envoyer au comité départemental dont vous dépendez.
Attention : cette déclaration n'est pas obligatoire si la course est portée par un club affilié FFA, un membre de la FFA ou une de ses unités locales.
Timing ? 3 mois avant le départ de la course.
On poursuit avec le Cerfa N°15824*03. Traduction : la déclaration des manifestations sportives auprès de l'entité de l'État compétente.
Ce document est à transmettre à la mairie, ou à la préfecture en fonction de la ville, des départements ou des frontières traversés par votre course.
Attention : cette formalité est dématérialisée dans les départements du 04, 38, 42, 78, 972. Vous devez vous rendre sur cette plateforme.
Timing ? Au plus tard 2 mois avant le départ de la course.
Enfin, inscrire l'événement auprès de la FFA via CALORG.
Le rétroplanning
Très tôt dans votre projet réalisez votre calendrier des tâches et des objectifs. Il vous permettra de garder une visibilité sur le chemin à parcourir et de ne pas être hors timing sur des moments clé.
Il doit comporter les étapes nécessaires à l'organisation, comme l'envoi des documents ci-dessus, mais également des objectifs. Par exemple "avoir 100 inscrits" à une date donnée.
Également, poussez ce planning jusqu'à une date postérieure à la course. L'après course est déterminant, et il faut l'anticiper.
Une to-do list peut vous aider à organiser votre travail et à suivre vos avancées.
L'équipe organisatrice
Seul on va vite, ensemble on va plus loin. Entourez vous et construisez une équipe passionnée.
- Calibrer le besoin : combien de membres, quelles compétences, quels acteurs clé.
- Définir les rôles : qui est responsable de quoi.
- Animer : la route est longue, maintenez l'engagement de l'équipe.
- Brief : s'assurer que chacun sait ce qu'il doit réaliser ET ce que les autres réalisent.
- Récompenser : un moment dédié post événement, c'est grâce à eux !
Les fondations
Travaillez ce qui fera de votre événement un rendez-vous à ne pas manquer pour les runners de la région et d'ailleurs !
Selon la communauté Peyce, les incontournables sont : le parcours, la sécurité et les secours, les balisages, les ravitaillements et conditions d'accueil.
Mettez-vous à la place de vos participants, échangez avec eux, et construisez l'expérience qu'ils méritent.
Prestataires et partenaires
Vous avez maintenant une bonne vision de votre course et sur ce qu'il reste à accomplir pour vous et votre équipe. Mais il y a des composantes qui nécessitent les compétences pointues d'acteurs extérieurs.
Entourez vous de professionnels pour votre plateforme d'inscription, le chronométrage, le matériel, la logistique et les denrées du ravitaillement. Des points clé pour lesquels un accompagnement expérimenté fait la différence.
Communication
Authenticité, clarté et simplicité des informations. Gardez cette ligne directrice ! Les coureurs recherchent un accès facile à ces éléments : date, heure, distances, dénivelé, lien d’inscription et informations sur le retrait des dossards. Travaillez vos contenus autour de ces informations que demandent les runners.
Allez chercher les coureurs où ils sont déjà. Une page facebook et un compte instagram suffisent. Le site internet n’est pas un point obligatoire : il sera chronophage et/ou coûteux de réaliser un site qualitatif. Surtout, il vous sera compliqué d’y amener suffisamment de visiteurs. Référencez vos courses sur les calendriers, créez et animez une communauté sur les réseaux sociaux et enfin, faites de chaque participant un ambassadeur de votre course.
Vous trouverez toutes les recommendations de la Fédération Française d'Athlétisme dans le manuel de l'organisateur.
